第一条 为加强安徽中德教育合作基金会（以下简称基金会）的档案管理，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》（2017年修正版）、《基金会管理条例》（国务院令第 400 号）、《安徽省档案条例》和《安徽中德教育合作基金会章程》等相关规定，参照《合肥学院档案查阅、借阅办法》，结合基金会实际情况，制定本制度。
第二条 基金会的档案由基金会各相关部门负责收集、整理，基金管理办公室秘书室负责统一归档。
第三条 基金管理办公室指定专人负责档案的收集、归档、保管、查阅和销毁等档案管理工作。短期保存资料及利用率高的资料保存在相关部门，有序存放，方便查找，严防毁损、散失和泄密。
第四条 本制度中档案管理范围是指基金会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种纸质及电子文件资料。主要包括：
（一）上级主管部门的文件材料
1.登记管理机关和业务主管单位下发的与基金会有关的决定、条例、规定、税务登记证、法人登记证、批复、转发（含原件）、通知等；
2.领导视察、检查基金会工作时的重要指示、讲话、题词、照片或有保存价值的录音、录像等材料。
（二）基金会的文件材料
1.基金会向登记管理机关和业务主管单位提出的各项申请、报告；
2.基金会召开理事会、理事长办公会等会议文件，以及各种声像材料；
3.基金会的章程和各项管理制度；
4.基金会的工作计划、总结、年度工作报告、请示、批复、会议记录、理事会纪要等；
5.基金会在民政厅登记的年检报告、会计师事务所审计报告；
6.基金会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；
7.基金会的大事记，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；
8.基金会历届理事会名册、工作人员及志愿者名册；
9.基金会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；
10.基金会开展公益慈善活动的有关文件材料、项目档案；
11.基金会捐赠者名册；
12.基金会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；
13.其他具有保存价值的文件材料。
第五条 档案保管须做到防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作。
第六条 档案不得借出、不得携带出境。基金会工作人员因工作需要可随时查阅本会归档的文件材料；非基金会工作人员查阅档案须经基金管理办公室批准，方可查阅。
第七条 档案利用须经基金会档案管理人员陪同。查阅、摘抄、复印人员应当做到：
1.严格遵守保密纪律；
2.不得擅自向他人传播档案内容；
3.不得查阅、摘抄、复印与所需内容无关的材料。
第八条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。
第九条 每年上半年整理造册，将重要档案资料备份移交至合肥学院档案馆。
第十条 本制度由安徽中德教育合作基金会一届四次理事会审议通过，自颁布之日起执行。
第十一条 本制度解释权在安徽中德教育合作基金会管理办公室。